Routage postal : étapes et rôle du routeur professionnel

Le routage postal regroupe les opérations qui préparent des courriers adressés pour leur expédition. Selon le projet, un routeur intervient sur les fichiers destinataires, l’impression, la personnalisation, la mise sous pli, le tri et le dépôt postal. Le périmètre exact est défini dans le devis.

Les étapes d’un routage de courrier

1. Cadrer l’envoi. Définir le document, les destinataires, les quantités et la date de dépôt souhaitée.
2. Préparer les fichiers. Vérifier les champs disponibles, les adresses, les doublons et les règles de personnalisation.
3. Valider les épreuves. Contrôler le document et les informations variables avant l’impression.
4. Produire et assembler. Imprimer, façonner, adresser et mettre sous pli selon les prestations retenues.
5. Préparer l’expédition. Organiser les contrôles, le tri, l’affranchissement et le dépôt selon les caractéristiques de la campagne.
6. Faire le bilan. Confirmer les opérations réalisées et prévoir le traitement des retours convenu au départ.

Vous avez déjà imprimé vos documents ?

Précisez-le avant le chiffrage. Communiquez les formats, les quantités, le nombre de pièces par enveloppe et les éventuelles contraintes d’assemblage. Faites confirmer la compatibilité des documents et des enveloppes avec la préparation prévue avant de produire ou de livrer le stock.

La prestation de routage après impression permet de cadrer ce besoin. Le lieu de livraison et le calendrier de réception des documents sont à convenir avec l’équipe qui prépare l’envoi.

Quelles informations transmettre pour le devis ?

• Le nombre de plis et les destinations.
• Le format des documents, leur nombre de pages et les enveloppes envisagées.
• Les champs de personnalisation et les variantes du document.
• La date de dépôt souhaitée et les étapes de validation.
• Les prestations attendues pour les adresses et les retours.

Les modalités de transmission et de conservation des fichiers doivent être définies avec le prestataire. Commencez par décrire les données et le projet, puis convenez du mode de transfert avant de communiquer un fichier destinataires.

Choisir la prestation correspondant à votre objectif

Pour une campagne commerciale, consultez le service de publipostage. Pour une production de courriers en série, lisez le guide du courrier industriel. Si vos campagnes génèrent des retours, précisez votre besoin de gestion des NPAI.